Bemanning och rekrytering har alltid varit Akinds kärnverksamhet och genom åren har Academic Work hjälpt fler än 170 000 unga talanger till jobb, samtidigt som man försett sina kunder med lika många nya kollegor. Med huvudkontor i Stockholm har Akind för närvarande verksamhet i sex länder, mer än 10 000 anställda, en omsättning som överstiger 450 miljoner euro, samtidigt som man hela tiden fortsätter att växa.

Att ett bolag växer är självklart positivt, men innebär också vissa utmaningar när det kommer till hantering av information och samordning av IT-infrastrukturen. Ett exempel kan vara hur man säkerställer att flera avdelningar kan arbeta i samma system utan att man riskerar datasäkerheten.

- När jag började i bolaget för 12,5 år sen så jobbade vi i en gemensam mailbox. Vi köpte sedan in en lösning för kundservice och support, som fungerade bra fram till dess att dataskyddsförordningen (GDPR) trädde i kraft. Det innebar att alla grupper inte kunde ha tillgång till alla filer längre, och för att säkerställa säkerheten blev vi tvungna att börja titta på andra plattformar, berättar Sebastian Lundbäck, technical application expert på Akind.

- Valet föll på Freshservice som kunde erbjuda de funktioner vi sökte och som har ett användarvänligt gränssnitt. Den stora vinsten är att vi kan fortsätta jobba i samma system utan att för den sakens skull ha tillgång till varandras filer. Vi har byggt en egen tenant av Freshservice och arbetar med workspaces, där varje grupp har sitt eget gränssnitt (UI), fortsätter han.

Sebastian framhåller att det har varit en stor fördel att ha en svensk partner, och att det i många fall är betydligt enklare att jobba med en lokal aktör som på ett enklare kan sätta sig in i verksamhetens behov och utmaningar.

- Synerity har varit med oss ända sedan starten på vår resa med Freshservice och är och har varit ett stort stöd och ett viktigt bollplank. Det är ett stort plus är att ha en lokal partner som dessutom förstår vår organisation. Era konsulter har varit viktiga pusselbitar och är verkligen värda varsin guldstjärna. Vi jobbar tätt ihop med både såväl sälj- som konsultorganisationen och de  känner väl till våra stakeholders.

- Ett av många exempel där vi haft stor hjälp av Synerity är migreringen av våra workspaces. Det är stora projekt i sig där man måste flytta med alla ärenden. Då är det otroligt viktigt att ha en nära partner som verkligen förstår verksamheten och brinner för att hitta lösningar. Det finns alltid utvecklings-potential i systemet och med det kommer också nya utmaningar. Men allting blir lättare när man har erfarna och lösningsorienterade konsulter att bolla med, konstaterar Sebastian Lundbäck.

Utmaningen:
En av de största utmaningarna för Akind var att deras support och drift-avdelningen hade vuxit ur sitt nuvarande system och nu sökte de en mer skalbar och mogen IT-ärendehantering.

Lösningen:
Synerity hjälpte i början av 2021 Academic Work (nu Akind) att införa Freshservice, först för IT-avdelningar och sen även för resterande verksamheter som varit aktiva i det ärendehanteringssystem som ersattes av Freshservice. Efter en lyckad implementation, migrerades senare samma år cirka 250 000 ärenden från det gamla systemet till Freshservice. Synerity var den drivande parten i detta arbete i tätt samarbete med Academic Works projektgrupp samt Freshworks.